Klachtenregeling
Runningtherapie Amsterdam hecht veel waarde aan kwaliteit en aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de optimalisering van kwalitatieve dienstverlening.
Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien je ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk, en liefst binnen twee weken na het voorval, te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met jou naar een passende oplossing.
Telefonisch oplossen klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat je eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen.
Formele schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens jou niet voor een gesprek, dan kun je de klacht binnen twee weken formeel schriftelijk indienen. Dit kan via het Klachtenformulier dat is bijgevoegd. Je kunt het ingevulde formulier verzenden ter attentie van Nico van der Breggen. Vermeldt daarbij nadrukkelijk dat je de klacht wil laten behandelen via de officiële klachtenprocedure.
Je ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken je één exemplaar ondertekend te retourneren.
Verloop procedure
De gang van zaken is daarna als volgt: Nico van der Breggen zal je klacht zo spoedig behandelen en met jou en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen.
Lukt het niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan ontvang je in ieder geval binnen enkele dagen een bevestiging van ontvangst van je klacht. Er wordt ook contact met je opgenomen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kun je om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd.
Doelstelling is om je klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Je wordt geïnformeerd over de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.
Er wordt een klachtdossier aangelegd waarin alle stukken worden geregistreerd en opgenomen. Er geldt een geheimhoudingsplicht voor de betrokken klachtbehandelaar(s).
Overige aspecten klachtenregeling
In verband met onze beroepseer zullen alle aspecten van de afhandeling van je klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. De klager heeft te allen tijde inzage in het klachtdossier voor zover het de gegevens betreft die op hem betrekking hebben. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Ook kan het zijn dat wij een externe mediator of Stichting Runningtherapie Nederland inschakelen, of de klager verwijzen naar die mogelijkheid, om tot een voor partijen aanvaardbare oplossing te komen. Met het indienen van je formele klacht wordt je daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen.
Tot slot: indien je een klacht hebt en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. Je geeft ons hiermee immers een tweede kans. Je kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.
We hopen op een goede samenwerking.
Klachtenregeling
Runningtherapie Amsterdam hecht veel waarde aan kwaliteit en aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de optimalisering van kwalitatieve dienstverlening.
Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien je ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk, en liefst binnen twee weken na het voorval, te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met jou naar een passende oplossing.
Telefonisch oplossen klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat je eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen.
Formele schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens jou niet voor een gesprek, dan kun je de klacht binnen twee weken formeel schriftelijk indienen. Dit kan via het Klachtenformulier dat is bijgevoegd. Je kunt het ingevulde formulier verzenden ter attentie van Nico van der Breggen. Vermeldt daarbij nadrukkelijk dat je de klacht wil laten behandelen via de officiële klachtenprocedure.
Je ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken je één exemplaar ondertekend te retourneren.
Verloop procedure
De gang van zaken is daarna als volgt: Nico van der Breggen zal je klacht zo spoedig behandelen en met jou en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen.
Lukt het niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan ontvang je in ieder geval binnen enkele dagen een bevestiging van ontvangst van je klacht. Er wordt ook contact met je opgenomen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kun je om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd.
Doelstelling is om je klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Je wordt geïnformeerd over de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.
Er wordt een klachtdossier aangelegd waarin alle stukken worden geregistreerd en opgenomen. Er geldt een geheimhoudingsplicht voor de betrokken klachtbehandelaar(s).
Overige aspecten klachtenregeling
In verband met onze beroepseer zullen alle aspecten van de afhandeling van je klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. De klager heeft te allen tijde inzage in het klachtdossier voor zover het de gegevens betreft die op hem betrekking hebben. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Ook kan het zijn dat wij een externe mediator of Stichting Runningtherapie Nederland inschakelen, of de klager verwijzen naar die mogelijkheid, om tot een voor partijen aanvaardbare oplossing te komen. Met het indienen van je formele klacht wordt je daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen.
Tot slot: indien je een klacht hebt en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. Je geeft ons hiermee immers een tweede kans. Je kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.
We hopen op een goede samenwerking.